Lydia Steffenhagen grüsst...
Lydia Steffenhagen grüsst...

Manchmal ist zu-viel-Arbeit einfach zu-viel-Arbeit

„Dafür habe ich keine Zeit“, das ist ein Satz, der sich wie ein Dauerbrenner durch Belegschaften zieht. Alle rennen gehetzt von Termin zu Termin. Wenn man eine Fach-Frage an einen Kollegen oder Vorgesetzten stellen möchte, zieht man am besten gleich eine Wartenummer und bereitet seine Frage so vor, dass der Angesprochene den gleich mitgelieferten Vorschlag nur noch mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten muss.

 

Viele Arbeitnehmer sind dauerhaft überlastet und in diesem Zusammenhang wird oft von „Burn-Out“ gesprochen. Zunächst einmal ist das nur ein anderes Wort für Depression. Liest man sich durch die Fachpresse, dann findet man auch Erklärungen für die Entstehung dieses Phänomens. Es liegt zum Beispiel daran, dass Arbeitnehmer zu perfektionistisch an Themen herangehen, sich schlecht priorisieren, keine strukturierten To-Do-Listen haben und in ihrer Freizeit nicht genug „abschalten“. Als Lösungsvorschlag wird das passende Coaching von diversen selbsternannten Gurus gleich mitgeliefert. Tschakka!

Stopp!

Ist das wirklich so? Was mir in dieser Diskussion total fehlt: Woran liegt das? Sind die ganzen Leute alle nur und desorientierte, unmotivierte und faule Jammerlappen?

 

Klar ist es wichtig, sich selbst zu organisieren. Man sollte schon wissen, was zuerst getan werden muss und wie das Ziel am schnellsten erreicht wird. Schließlich ist der immer größer werdenden Flut an Arbeit Rechnung zu tragen. Soviel in der Theorie. Aber wie ist das tägliche Empfinden?

 

Während eine Aufgabe erledigt wird, kommen zwei bis drei neue hinzu. Zwischendurch klingelt das Telefon, irgendjemand quengelt wegen etwas, das wegen 20 Prio-1 und 50 Prio-2 Aufgaben noch nicht geschafft wurde. Der Berg an Unerledigtem wird derweil immer größer.

 

Kann man Arbeit weg-priorisieren?

Effizienz ist wichtig. Nur kann sich Effizienz nicht selber einholen. Irgendwann ist die Schraube an der man seit Jahren drehte am Anschlag, mehr geht nicht oder die Schraube geht kaputt.

 

Anders gesagt: anfallende Arbeit muss schlicht getan werden. Durch Priorisierung und Verbesserungen im Ablauf kann man die Reihenfolge bestimmen und die Zeit, die für die benötigte Arbeit benötigt wird, verkürzen. Leider kann man sie nicht so lange verkürzen, bis sie zwar erledigt ist, aber keine Sekunde an Arbeitszeit mehr verbraucht.

 

Friedhof für „Kleinigkeiten“?

Tatsächlich erledigen sich einige Dinge von selbst.

 

Was passiert mit den anderen Arbeiten, die wegen zu geringer Priorität liegen bleiben? Erledigen Sie sich von selbst? Theoretisch erledigt man sie halt später, praktisch nie oder erst sehr spät und nach entsprechenden Drohungen.

 

Die richtig „gemeinen“ Kleinigkeiten haben den Effekt, dass sie klammheimlich größer werden. Natürlich unbemerkt, denn der Fokus liegt ja die ganze Zeit woanders. Daraus entstehen „tolle“ Probleme. Genau ab dann sind Geschrei und die Suche nach dem Schuldigen groß. Und so wird aus einer Kleinigkeit dann doch wieder eine Aufgabe mit höherer Priorität. Nur dass die kleine Arbeit jetzt nicht mehr ein paar Minuten dauert, sondern Stunden und Tage. Es werden also mehr Zeit, Geld und Nerven verschwendet.

 

Umgang mit Ressourcen

Ein Apfel braucht Zeit um zu reifen. Niemand käme auf die Idee, dem Apfel zu sagen, er soll schneller wachsen. Im Arbeitsleben ist das inzwischen anders. Seit Jahren, um bei dem Bild Apfel zu bleiben, hat die Frucht weniger Zeit für die "Arbeit" Reifungsprozess. Früher hatte unser Apfel einen Sommer Zeit. Vor ca. 5-10 Jahren hatte er vielleicht noch 2 Monate Zeit. Heute hat er höchstens noch einen Monat, dann soll er aber genauso schön knackig und fehlerfrei sein, bevor auf er auf dem Altar der Effizienz verspeist wird.

 

Es wird wenig darüber gesprochen, was eigentlich noch möglich ist. Aufgaben werden übergeben und der Arbeitnehmer muss dann halt sehen, wie er klar kommt. Das liegt auch daran, dass viele Tätigkeiten vom Aufwand her schwer einschätzbar sind. Nicht jede Tätigkeit ist immer ganz transparent. Ein Handwerker braucht eine bestimmte Zeitspanne für seine Arbeit. Das ist irgendwie noch halbwegs greifbar.

 

Auf verschiedenen Wegen und unsichtbar

Anders ist es beim modernen Wissensarbeiter: Er bekommt seine Arbeit auf diversen Kanälen (eMail, Telefon, Anweisung auf dem Flur, chat usw.). Bleiben wir einmal beim Beispiel eMail. Eine eMail erledigt sich schnell (filtern, ignorieren, löschen). Eine andere dauert etwas länger (lesen, verstehen, handeln). Auf eine nächste soll man antworten und braucht dafür ggf. auch noch aus anderen Teilen des Unternehmens Informationen. Manche sind echte Killer, da hängen Stunden inklusive Folge-Tätigkeiten dran. Aus der Initial-Nachricht wird ein eMail Ping-Pong mit verschiedenen Beteiligten, die alle wieder Zeit-Ressorcen benötigen, um die Arbeit zu erledigen.

 

Kaum jemand kann tatsächlich benötigte Zeit-Ressourcen für bestimmte Arbeiten im Gesamten überblicken. Gerade weil Tätigkeiten nicht immer wiederkehrend gleich sind. Ein Vertriebsmitarbeiter braucht unterschiedlich lange für die Erstellung eines Angebots, damit es zur jeweiligen, individuellen Kundenanforderung passt.

 

Jeden neuen Tag hat jeder einzelne Kollege viele eMails, plus die Aufgaben, die aus den vorher erwähnten anderen Kommunikations-Kanälen kommen. Ausserdem sind viele Arbeiten inzwischen virtuell. Vieles wird direkt am PC oder am Telefon erledigt ohne dass ein Stück Physik bewegt wird. Würden die ganzen zu erledigenden Aufgaben sichtbar sein (z.B. wie früher Akten statt eMails), dann wäre viel klarer, wie hoch der Berg an zu erledigenden Aufgaben bei Mitarbeitern tatsächlich ist.

 

Ein aufgeräumter Schreibtisch täuscht darüber hinweg. Weil das so ist, wird es gerne ignoriert. Es ist ja nicht so wichtig und selbst wenn: dafür haben wir jetzt keine Zeit! (22.05.15)

 

Weiterführender Artikel bei karrierebibel.de:

Organisational Burnout: Die paralysierte Firma (01.06.2015)

 

Weitererführender Gedanke von Gunter Dueck:

Scheinzwerge oder Probleme werden größer, wenn man sie anpackt (16.07.2015)

 

Weiterführender Artikel auf CIO.de:

Stress statt Anerkennung. So leiden IT-Mitarbeiter (07.08.2015)

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